【初心者】 Dropboxの使い方を超丁寧に最初から教えるよ 【第3回】

DropboxKiso-03

Dropboxの超丁寧解説第3回目です。
いよいよ佳境です。
今回の記事までマスターしたら「Dropboxを使いこなしてる」と言っても無問題。
行きますよ!

第1回目の記事(内容:新規登録・データアップロード・友人にデータURLを送る)

第2回目の記事(内容:パソコンでのDropboxの使い方とできること)

3回目のこの記事は友人・家族にもDropboxに入ってもらって100倍便利に使っちゃおうという話を書きます。

★この記事は2016年5月執筆です。
iPhoneとWindowsPCの環境で書いてます。
操作画面や手順はDropboxのバージョンアップによって変わる可能性があります。

木村聡子PR
木村はオタクですが本業はプロの歌手・声優です。(ProfileVocal
主な出演作:ディズニー「魔法にかけられて」ジゼル(主役)・「アナと雪の女王」
「美女と野獣2017」・「名探偵コナン~戦慄の楽譜~」千草らら役歌唱 など。
メインのSNSはFacebookで、twitterに転送してます。
Instagram(親バカ写真)もちょこっとやってます。
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◆花子ちゃんも新規登録◆

さて、「私(記事を読んでるアナタ)」は花子ちゃんにデータを送ることはできるようになりました。
でも花子ちゃんが撮った写真も欲しいよね?
そしたらやっぱり花子ちゃんにもDropboxに入ってもらわないとね。

ということで、花子ちゃんにも第1回目の記事を読んでもらって新規登録してもらってね。
下のリンクから登録すると、本来2GBのところ500Mのボーナスがあなたにも私にももらえてWINWIN♪

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dropbox

花子ちゃんがDropboxに登録したならば、これからは同じように花子ちゃんも「私さん」フォルダを作ってどんどんデータをアップロードしてもらえるね!
これで私ばっかりデータをあげる不公平wは是正されました。

でもね、これだけじゃないんだよ。
ふたりともDropboxユーザーならば、もっともっと便利に使えるようになるんです!

◆自分のDropboxに直接保存!◆

まずは第1回目の記事の復習ね。

Dropbox内にフォルダを作る

写真をアップロード

リンクをコピー

相手はそのアドレスからスマホ・パソコンにダウンロード

ここまではできるようになってますよね?

この方法でも充分便利なんだけど、今すぐそのデータが必要というわけでもない場合や外出先でLTE回線の場合は「あとでダウンロードしよう」と思ったままうっかり忘れちゃうこと、ありそうでしょ?
で、送り手がファイルを削除したりするともうダウンロードできなくなっちゃう。

そんなことがないように、オススメな方法。

「アドレスをもらった瞬間に自分のDropbox内に保存」です。

「私」のDropbox内にあるデータを花子ちゃんのローカル(スマホやパソコン)にデータとしてダウンロードするのは従来の方法ですが、花子ちゃんがDropbox登録していれば、自分が持っているDropbox社の花子アカウントの中に即座にコピーすることができます。

この操作をした場合、例えば外出先のスマホでの操作だったとしてもデータのコピーはDropbox社のサーバー内の「私→花子」アカウント間で行われるだけなのでLTE回線のパケットはほとんど使いません。
時間も全くかかりません。
Dropboxちゃんに「りょ。まかせといて、やっとくわ。」と言われるだけ。

パケットを使わないので送られたデータが500MBあっても全然へっちゃらなわけなのです!!
(が、2.5GBのDropbox容量のうちの空き容量があることを確認してくださいね。容量が足りない場合は正しくコピーされません。)

操作方法はこんな感じ。スマホでもPCでも同じです。
もらったアドレスにアクセスして、右上の[ダウンロード]をクリック(タップ)。
そこから出るメニューの[Dropboxに保存する]を選ぶだけ。これで完了。

パソコン画面

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スマホ画面

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そして花子ちゃんのパソコンが電源ONになりネットに接続された瞬間、自動でパソコンローカル内のDropboxフォルダ(の最上層)に自動でデータがダウンロードされます。
で、あとからゆっくり見ればいいわけです。

す~んごい便利でしょ?
ぜひ使って!

ただし、この方法は[Dropboxに保存する]をしたその時点の相手のフォルダをコピーしています。
このあとに送り主から「別の写真もあったから、フォルダに追加しといたよ!」とか言われた場合、さきほどのコピーしたフォルダを削除して、もう一度[Dropboxに保存する]をしなくてはなりません。
ちょびっとめんどうだよね。

こんなときに使えるのが次の項目で説明するフォルダ共有です。
これこそがDropboxを使う最大の理由となる超絶便利機能なのです。

◆フォルダ共有◆

これよ、これ。本当にもう超絶に便利!
友達同士・家族同士・仕事仲間、活用しまくって欲しい機能が「フォルダ共有」です。

その名の通りフォルダを共有する機能です。
私からも花子ちゃんからもDropbox内に同一のフォルダを一緒に所有します。
ふたりともフォルダ内のデータの閲覧・編集・削除を行うことができ、それらはふたりのDropboxで同期されるのです。

ピンとこないと思うので、とりま実際にやってみましょう。

①フォルダ作成

共有フォルダを作成するには、どちらかの人間が主導権を握らなければなりません。
当然この場合は「私」です。
私がフォルダ所有者、花子ちゃんを共有メンバーとします。

フォルダに名前をつけますので、ここでは便宜上の「私」の名前はSATOKOにしておきます。

フォルダを新規作成します。
名前は[SATOKO-HANAKO]にしました。

私の経験上、双方のDropboxで誰と共有したフォルダかわかるようにふたりの名前をフォルダに入れるといいと感じています。
なので、今回は聡子と花子の名前を入れました。

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3人以上で共有する場合はそのグループの名前でフォルダ名をつけるといいかと思います。
[●●学校▲年▲組(2016年度)]とか[●●保育園PTA-2016]とか[2016年5月-●●プロジェクト]とかね。
とにかく共有メンバーの誰がいつ見ても何のフォルダかわかるというのが大事。

連載の第一回目で作った[花子ちゃん]フォルダを共有フォルダとして設定することも、もちろんできます。
しかし、そのままの名前で共有しちゃうと、花子ちゃんの視点からは自分のDropbox内に[花子ちゃん]という自分の名前がついただけのフォルダができてしまうわけです。
何のフォルダだかさっぱりわからないですよね。
なので、共有する前に上の例のようにリネームするといいでしょう。

②共有設定を行う

フォルダを作ったら、そのフォルダを花子ちゃんと共有します。
もちろん勝手に共有することはできないので花子ちゃんをお誘いしてOKをもらうという手順が必要です。
スマホ・パソコンどちらからも設定できますので、両方で解説していきます。
【スマホの場合】

フォルダの横の[○]をタップし、[共同作業者を招待]でタップ。
追記:2017年現在、共同作業者という言葉は現在、わかりやすく[共有]という項目に変更されています。)
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[フォルダに招待]画面で花子ちゃんのメールアドレスを入力し、[招待する]をタップ
(iPhone内にすでに登録済の連絡先から選ぶこともできます。)
追記:[フォルダに招待]は[共有]画面に、[招待する]は現在[送信]に変更になっていますが、手順は同じです。

[メンバーシップを管理できるメンバー]の項目はひとまず変更する必要はありません。
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すると花子ちゃんにメール招待メールが届きます。
花子ちゃんはメールを受信したら、本文内の[フォルダを表示する]をタップ
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IDとパスワードを入力し[ログイン]してください。
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次の画面で[承認]すれば、共有設定は完了です。
これで花子ちゃんのDropbox内にも共有フォルダが自動で現れます。
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【パソコンの場合】

共有したいフォルダを右クリック、メニューから[共有・・・]を左クリック
(この「・・・」はなんなんでしょうね。ためらいがちでなんかイヤよね。)
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次の画面で花子ちゃんのメアドを入れて[招待]をクリック
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あとは先ほどと同様に、花子ちゃんが承認すればOKです。

③共有フォルダでできること

これで[SATOKO-HANAKO]フォルダはふたりが一緒に所有することになりました。
完全に共有していますので、ふたりが加えた変更はお互いに同期されます。

・聡子が新しいファイルをアップロードすれば花子ちゃんの方にも自動でコピーされる
・聡子がファイルを削除すれば花子ちゃんのフォルダからも削除される
・聡子がファイルの名前を変更すれば花子ちゃんのファイルも名前が変更される
・聡子が文書ファイルの中身を編集して上書きすれば花子ちゃんの同ファイルも更新される

聡子と花子ちゃんを逆にして、花子ちゃんがファイルを更新しても同様に聡子ファイルが変更になります。
第2回目の記事で書いた、スマホとパソコンの同期と全く同じことが聡子と花子との間でもそのフォルダ限定で行われるということです。

これにより今までのようにURLを取得して花子ちゃんにメールし、花子ちゃんがそこからダウンロードしたり、自分のDropboxに保存したりという手間がなくなります。
フォルダにアップロードすれば即座に花子ちゃんのDropboxにもコピーされますので、花子ちゃんは自分のDropboxにアクセスすればいつでもそのデータが閲覧できますし、花子ちゃんのパソコンには勝手にそれらのファイルがダウンロードされています。

花子ちゃんとは何かひとつの作業(たとえば私が作詞で花子ちゃんが作曲で楽曲制作とか)を一緒にやっているとして、そこにふたりで参考になる資料や作業途中のファイルや制作日程表などをどんどん入れてふたりで共同で使いながら作業をすすめるというようなことも可能になります。
いちいち資料をバラバラにメールで送り合うというようなことを考えるとすっごくラクで整理しやすいでしょう?

◆共有フォルダにおける注意事項◆

①容量に注意

Dropboxを無料で使うと2GBの容量です。
紹介ボーナスがついていても2.5GB。
相手の空き容量がどのくらいか確かめずに気軽に動画などを共有フォルダに入れてしまうと、相手のDropboxがパンクすることがあるので、大きめサイズのファイルをアップロードするときは確かめてからにしましょう。
(その動画も、その次に共有フォルダに入れたファイルも相手に届かなくなります)

また、共有フォルダに必要なくなったファイルをずっと置いておくと、お互いの容量をその分食うことになりますので、必要なくなったら別の場所に移しましょう。

②さらにフォルダ分けしよう

例えば2016年4月1日にお花見一緒にしたとするじゃん?
写真お互いにあげたいじゃん?
なので共有フォルダ内に[20160401花見]というフォルダ作ってそこに写真入れようということにする。
で、ふたりがふたりともそのフォルダにガンガン写真アップロードしたらどうなると思う?
ふたりの写真がごっちゃになって、相手のだけ欲しいのにそれを探すのが大変ということになるよね。

なので[SATOKO-HANAKO]→[20160401花見]の中に[聡子][花子]のふたつのフォルダ作ってそこにそれぞれアップロードするといいと思うの。

③ファイルを移動するときの注意

私が共有フォルダからファイルを移動すると花子ちゃんの分も削除されてしまいます。
共有フォルダから動かしたいファイルを別の場所にコピーして保存してから、花子ちゃんに該当ファイルを移動or削除するようにお願いするか、花子ちゃんの必要ないファイルであれば一言断ってから削除するようにしましょう。

④共有フォルダだけに置くのはなるべく避ける

繰り返しになりますが、どちらか片方がファイルを削除すれば、もう片方からも消えてしまいます。
重要なファイルは共有フォルダだけに置くのはやめ、元のファイルは必ず別の場所に保存しておくと悲惨な事故は防げます。
共同プロジェクトに共有フォルダを使っている場合は、そのフォルダごとパソコンのローカル内のどこかに定期的にバックアップを取るなどすると良いかと思います。

⑤共有設定を解除する場合

この項目は読み飛ばしてOK。必要な時に読めば大丈夫です。

何らかの理由でフォルダを共有する必要が無くなったときの方法です。
私からも花子ちゃんからも共有をやめることができますが、若干その概念が違います。

今回の場合は私から花子ちゃんを招待していますので、私がフォルダの所有者で、花子ちゃんはメンバーという扱いになります。

私が共有設定を解除する場合は、花子ちゃんのDropbox内のファイルを残す設定を強制的に削除して共有を解除する方法があります。
通常は前者だと思いますが、[フォルダ共有を解除]メニューを実行する際に選んで下さい。

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花子ちゃんが共有を解除する場合は共有設定を無効にするというよりは、共有設定されたフォルダのメンバーから抜けるという考え方です。
(3人で共有していたら自分だけ共有されなくなるという感じ。)
[フォルダから退会する]を選んで下さい。

ちょとややこしいので詳しく書かれたサイトをご紹介します。↓

参考 招待した側も招待された側も!Dropbox の共有を解除する方

上記サイトではパソコンのブラウザ画面で解説されていますが、スマホからもパソコンのDropboxフォルダからも基本的には同じです。
(フォルダの共有設定を呼び出して下さい。パソコンの場合は右クリックから[アクセスを管理]です。)

◆まとめ◆

いかがだったでしょうか?
3つの記事でDropboxの使い方を解説してきましたが、登録・データ保存・送信・共有を使いこなすことができるようになったはず。

いつでも、どこからでも、どの端末からでもネット接続さえできれば必要なデータにアクセス&共有できるってすごいよね!
工夫次第でいろいろな使い方ができますよ。

てことで連載第4回の次回は、連携アプリでさらに便利に使おうというお話をしようと思います。

33%オフで使えるDropbox Pro(容量1TB)3年版

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