【au】ガラケー＆iPhone所有者はEZメールをGmail運用すべし！！マジで便利すぎて神。⑥【裏技】

au ezメールを快適に使おう記事、連載第6回目です。
今回行うのはメールのフィルタ分けです。

ここにいきなりアクセスしちゃった方は【第1回目】から読んでね。

 

 

ガラケーで受信メールをジャンルごとにフォルダ分けしてた方も多い方と思います。
私も「家族」「友人」「舞台」「声優」「生徒」「仕事」「お店」などのフォルダを作り、自動振り分けを設定していました。
アドレス帳のグループ分けが似たような分け方になっているので、グループまるごとフォルダに振り分け設定しておくのが一般的なやり方かと思います。

Gmail運用しても、この使い勝手を継承したいですよね？
そこで今回の記事となるわけです。

さて、ガラケーのフォルダ分けは1通のメールはひとつのフォルダにしか入りません。
それに対してGmailではフォルダではなくラベルを付けるという概念なため、複数のジャンルに振り分けることができます。
前回のアドレス帳グループ分けの記事でも同じようなことを書きましたが、もう一度。

仮にAさんという友人がいたとします。
彼女は中学の同級生だけど、高校でも同級生だったとします。
「中学」と「高校」というふたつのフォルダを設定していた場合、ガラケーではどちらか片方にしか振り分けできません。
ところがGmailではフォルダ分けではなくラベル付けなので、両方のラベルを付けることができます。
これがGmailがガラケーよりも便利なところです。

ラベル付けはアドレスに対して行います。
もちろん1件ずつラベル設定をしたら、いくら頑張っても作業が終わりませんので、アドレス帳（連絡先）に設定されているグループごとにラベル付けを行います。

これが、ガラケーだとちょちょいとカンタンにできるのですが、Gmailだとものすごくめんどくさいのです。
というか、まともにやってたらそういう方法はないに等しく、いくつかのステップを踏んで力業で行う必要があります。

では、その方法をご紹介します。

 

 

基本的にこれからの設定はすべてパソコンのブラウザ上で行います。
iPhoneからはできませんので要注意。
さっそくGmailにログインしてみましょう。

マウスを「一部表示」のすぐ下あたりに持って行き、二重線＋矢印のようなマークに変わったら、下方向にドラッグしましょう。
閉じられていた項目が開き、作業しやすくなります。

あらかじめラベルがすでにありますね？
「プライベート」と「旅行」と下の方に「開封確認」「仕事」です。
どういうセンスのラベルなのか理解に苦しみますが、それがGmailがデフォルトで用意しているラベルです。
ひどすぎるので、まずはこれらを削除するところから始めましょう。

 

 

仕事の下の「ラベルの管理」をクリックすると右側に各項目の設定画面が出ます。

●システムラベル●

「システムラベル」は削除はできないものの表示・非表示が選べる項目です。
ここはお好み選べばいいと思いますが、iPhoneで見るときになるべく表示をすっきりさせるが吉かと思います。
私は「スター付」「送信済みメール」「下書き」の3項目だけ表示設定にしています。

●ラベル●

今回の記事はこちらの設定がメインとなります。
おそらくアドレスのグループ分けと連動したラベル付けをする場合がほとんどかと思います。

私の場合は、アドレスグループは20個に分かれていますが、メールの振り分けは5項目にまでまとめています。

例をあげると、アドレスでは「舞台関係」「声優関係」「音楽関係」と細かく分けていても、メールのラベル付けはこれらをまとめて「芸能・音楽・仕事」という大まかなラベルに振り分け設定しています。
同様に「小学校」「中高」「大学」「ネット関係」グループもまとめて「友人・同級生」ラベルです。

iPhoneで使うのがメインなのであまり細かいとかえって使いにくいかなと思っての判断です。
ここらへんは相当使う人の好みかと思うので、よく考えながら設定してください。

そういうわけで、まずはデフォルトの設定4つをさくっと削除。
上の図の赤丸で囲った「削除」4つを全てクリックして下さい。
毎回確認画面が出ますが、迷わず再度「削除」ボタンをクリックしましょう。

 

 

画面がスッキリしましたね。
それではいよいよ自分の設定を作っていきます。

「新しいラベルを作成」ボタンをクリックしましす。
真ん中に出る画面にラベル名を入力します。

このラベル名というのが、ガラケーにおけるフォルダ名だと思って下さい。
ここでは例として、「1.家族」という項目にしてみます。
★数字を振っておくと自分の好きな順番に並べられるのでオススメです。

ラベルを多層構造にできるので、「次のラベルの下位にネスト」というような項目が出ますが、とりあえずは無視していいと思います。
もっと細かくやりたければ、例えば「弟」というラベルを作り、「1.家族」のラベルの下位に置くすることもできます。

「作成」ボタンをクリック

同じ動作を繰り返し、作成したいラベルを作っていきます。
この例↓では5つのラベルを作成してみました。

 

 

Gmailでの自動振り分けは「フィルタ」設定で行います。
アドレスグループごとにまとめてどーんと振り分け設定をする前に、フィルタ設定を理解しましょう。
ためしに1つのアドレスにラベルを自動でつける設定を作ってみます。

ラベル作成をしたばかりであればそのまま上の「フィルタ」タブへ行きましょう。
もしくは、右上の歯車マークから「設定」を選び、同様に「フィルタ」を選択。

「新しいフィルタを作成」をクリックすると真ん中に新しい画面が開きます。
ここでラベル付けの条件を入れ、どのラベルを付けるかを選ぶという手順になります。

仮にaaa@bbb.comというアドレスから届いたメールに「1.家族」ラベル付けるという設定をやってみましょう。
（ガラケー的に言うとaaa@bbb.comから来たメールを家族フォルダに振り分けるという設定です）

From欄に「aaa@bbb.com」を入力して「この検索条件でフィルタを作成」をクリック

「ラベルを選択」をクリック→  「1.家族」を選ぶ

（私の場合は「迷惑メールにしない」「重要マークを付けない」にもチェックを入れています。
ここらへんの設定はお好みで）

あと、「一致する●件のスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れるよろし。
すでに受信したメールに適応されます。

「フィルタを作成」ボタンをクリック

これでフィルタ設定が完了しました。下図のような画面になるはずです。

これでaaa@bbb.comからメールが来ると、左のメニューの「1.家族」に (1) と未読メールがあることが表示されるようになります。
便利でしょ？

 

 

問題はね、これなんですよ。

ガラケーだとアドレスグループを指定するだけでフォルダ振り分けできますよね？
イケてないことにGmailはそれができません。
基本的には1件ずつフィルタを作るというのがGmail方式です。
そんなバカな！！

1000件近くあるアドレスを1件ずつ指定なんてできるわけないよぉぉっ！
とEVAに無理矢理乗せられる碇シンジのような気持ちになります。
が。シンジくんと同様、やりゃぁなんとかなるもんです。

さきほどのフィルタ設定画面のFrom欄に一気に複数のアドレスを放り込んでしまえば、一度にフィルタ設定ができるのです。実は。

問題は、From欄にただただ複数アドレスを入れればいいのではなく、複数アドレスの並べ方のルールがGmail上で決まっていることです。
これ調べるのけっこう大変でした。
それがコレ↓

「 aaa@xxx.com OR bbb@yyy.ne.jp OR ccc@zzz.ne.jp 」

このような法則で複数アドレスをまとめなくてはなりません。
「アドレス+半角スペース+OR」を繰り返すというパターン。

おわかりになります？
つまり1つのアドレスグループに100人いたら、100のアドレスを上の法則にのっとって並べるという作業が必要になるのです。

えー！
これを手作業でやるの無理～！
できるわけないよぉぉ！
と再び碇シンジくん登場。

でも、やっぱりやりゃぁできるんです。

 

 

とりあえず、しのごの言わず、下記の通り順を追ってやってみてください。

①
連絡先画面に行く
左上の「Gmail▼」をクリックして「連絡先」を選ぶ

②
アドレスグループを選択してその全員に一斉送信するメールを新規作成

・アドレス一覧のすぐ上の「□▼」をクリックし「すべて」を選択
・全員にチェックが入り、画面が黄色くなる
・メールマークが出るので、クリック

・To欄にグループ全員のアドレスが入った新規メール作成画面が出る
（★最近導入された”新しい作成画面”になっている方は”以前の作成画面”に戻して下さい）

③
To欄のアドレスの羅列をコピー。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

“A子” <aaa@xxx.com>,  “B子” <bbb@yyy.ne.jp>,  “C子” <ccc@zzz.ne.jp>,  “D子” <ddd@xxx.com>,  “E子” <eee@yyy.ne.jp>,  “F子” <fff@zzz.ne.jp>,  “G子” <ggg@xxx.com>,  “H子” <hhh@yyy.ne.jp>,  “I子” <iii@zzz.ne.jp>,  “J子” <jjj@xxx.com>,  “K子” <kkk@yyy.ne.jp>,  “L子” <lll@zzz.ne.jp>,  “M子” <mmm@xxx.com>,  “N子” <nnn@yyy.ne.jp>,  “O子” <ooo@zzz.ne.jp>,  “P子” <ppp@xxx.com>,  “Q子” <qqq@yyy.ne.jp>,  “R子” <rrr@zzz.ne.jp>,  “S子” <sss@xxx.com>,  “T子” <ttt@yyy.ne.jp>,  “U子” <uuu@zzz.ne.jp>,

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

という風に人名＋アドレスの羅列で並んでいるはず。

（★さきほど新規作成したメールはうっかり送信すると大迷惑なので破棄しましょう。）

④
Excelで置換

（テキストエディタでもいいのですが、環境によってうまく置換できないこともあります。
Excal使うと確実。）

・Excelを開き、1つのセルにさきほどの羅列をペースト

・右上の「検索と選択」より「置換」をクリック。

・下記の通り入力

検索する文字列：[>,  “*” <]

↑カッコはいりません。スペースがあるので要注意。
*はワイルドカードで、中に何が書かれてても選択されて置換されます。
（この場合はORになるので人名が消えます）

置換後の文字列：[ OR ]

↑前後に半角スペースが入っています。カッコはいりません。

・「すべて置換」をクリック

 

⑤
置換されたセルをコピーしてメモ帳等で編集

先ほどの羅列は以下のように変換されているはず

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

“A子” <aaa@xxx.com OR bbb@yyy.ne.jp OR ccc@zzz.ne.jp OR ddd@xxx.com OR eee@yyy.ne.jp OR fff@zzz.ne.jp OR ggg@xxx.com OR hhh@yyy.ne.jp OR iii@zzz.ne.jp OR jjj@xxx.com OR kkk@yyy.ne.jp OR lll@zzz.ne.jp OR mmm@xxx.com OR nnn@yyy.ne.jp OR ooo@zzz.ne.jp OR ppp@xxx.com OR qqq@yyy.ne.jp OR rrr@zzz.ne.jp OR sss@xxx.com OR ttt@yyy.ne.jp OR uuu@zzz.ne.jp>,

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

これで人名情報が消え、アドレスだけになり「 OR 」で繋がっています。
最初と最後の余計な [ “A子” < ] と [ >, ] を手動で削除。
なおかつ、人数がすごく多い場合は30人ずつくらいに分けます。
（文字数が多すぎるとフィルタ設定できないようなので・・。）

⑥
作成したアドレスの羅列を先ほどのフィルタ作成の手順で設定

・From欄に羅列をコピペして、ラベルを選べば設定完了。
・⑤の最後で複数に分けた場合は同じ作業を繰り返す。（同じラベルをつけても問題ありません。）

⑦
この作業をアドレスグループごとに繰り返す

アドレスグループや、登録件数が少ない方はそんなにたいした作業ではありませんが、多いとけっこう大変でこのルーティンワークは数時間かかるかもしれません。
実際わたしも徹夜で作業しました。

実はこの作業をしたのが出産入院の前日の深夜で、徹夜明けに診察に行きました。
入院する予定ではなかったのですが、そのまま入院して陣痛誘発剤を打ちました。
徹夜明けだったおかげで、陣痛の中でも少し眠ることができたのでした。笑

 

 

ここまで行った設定は、Gmailの公式アプリのみで全ての機能を使うことができます。
標準アプリや、サードパーティーのアプリでは私が知る限り、送信サーバーにezメールを経由することや、フィルタ分け設定を使うことはできません。

というわけで、公式アプリでどのようなことになっているか立ち上げてみましょう。
自分のパソコンからezメールにメール送信しておきます。
（下の画像はスクロールした2画面分を繋げてあります）

なんということでしょう。
完全にフィルタ分けされているではありませんか！！

受信トレイの［1］と表示されているメールは私のPCから受信したメールです。
ですので、同時に「1.家族・自分」ラベルが自動でつけられて振り分けされ、ラベル名の横にも未読メールがあることを示す［1］が表示されています。

これでメール本文を見る前に、ある程度メールの差出人の目安をつけることができます。
「5.買い物」のメールはすぐに見なくてもいいなと判断できますね。
ちょっとしたことですが、すごく快適になります。

さて、iPhoneの公式アプリ上での新規メール作成画面では、宛先にiPhone内の連絡先ではなく、Gmail上のアドレスを選ぶことができます。
iPhone上のアドレスを選ぶときってスクロールして選ぶのが超めんどくさくないですか？
Gmailだと「木村」まで打てば木村姓の人間の一覧が出て、該当するアドレスを選べばいいという便利さ。

唯一の欠点はアドレスグループをiPhoneのGmailアプリからは呼び出すことができないことでしょうか。
しかしグループを呼び出すときって一斉メールを送るときくらいです。
そのときはPCから送れば良いと思いますYO。

 

 

★この項目は最初に書いたときよりも良い方法が見つかったので、2013/10/15にまるごと書き換えました。

「携帯を変えました。お手数ですがアドレス帳を変更お願いします。」

とのメール、来ますね？

この場合、iPhone本体とGmail上の連絡先の両方を変更しなくてはなりませんのでご注意下さい。
加えて、私のようにガラケーも使っている場合は3つ変更する必要があります。
前回の記事のようにいちいち移植作業をやり直すのは大変です。

しかし、アドレス帳変更のあるたびに、3つを手動で毎回更新するのはけっこうめんどくさい。
そこで私が行っているのは以下の手順。

 

①変更のお知らせメールを受信したらとにかくその場でスターをつける。
　時間があるときにPCからGmailの連絡先を更新。（iPhoneではうまくいかないの。）
　

②さらに余裕のあるときにGmailの連絡先を①で更新したものだけではなく、まるごとiPhoneに同期。
　これでGmailとiPhoneがおなじアドレス帳になります。（この時点でできればiPhoneアドレス帳のバックアップをとる）

③さらにさらに余裕のあるときに、ガラケーを手動で更新。
（私はメアドは更新せず、番号だけを更新。もうガラケーでメールしないし。）
超ヒマなときにこの方法で完璧なガラケーアドレス帳を作成したらどうかしら。

　

ポイントは必ず同期は一方方向にすることです。
どのアドレス帳を最新にしたかわからなくなっちゃったという事態に一度でも陥るともう再起不能です。
とにかくGmailのアドレス帳が最新になっていれば、他のふたつが消えても何の問題もありません。
MNP時代、電話番号の変更よりもメアドの変更の方がよっぽど頻度が高いはずなので、最も優先すべきなのはGmailと心得ましょう。

Gmailのアドレス帳のバックアップはなかなかめんどくさいので、②の時点でバックアップをたまにでもいいのでとっておくと、本気で想定外の事故（3つともアドレス帳が消えるなど）が起きても安心です。
この一連の作業出使うアプリのご紹介。
一連と言っても、基本的には②の段階で使うものです。

ますはこちら。
GmailからiPhone上にアドレス帳を完全ダウンロードしてくれます。
この際グループ分けも反映されるので、すごく快適な環境になりますよ。

Google Gmail用コンタクト・シンク (Contacts Sync For Google Gmail) （￥250）
カテゴリ: ユーティリティ, 仕事効率化
販売元: Playa Apps – Donald Lawton
☆価格は記事執筆当時のものです。

私はこのアプリでまずiPhone上のアドレスを全削除してから、Gmailからアドレスを全件iPhoneに落としています。
同期するときに必ず「Gmail→iPhone」の一方方向のみに設定しています。

 

では次。
iPhoneアドレス帳のバックアップに使うアプリ。
auのシステムサーバーに預ける方式ならコレ。

Friends Note （無料）
カテゴリ: ユーティリティ, ソーシャルネットワーキング
販売元: KDDI CORPORATION – KDDI CORPORATION
☆価格は記事執筆当時のものです。

 

dropboxにバックアップとるならこっち。

連絡先バックアップ (Dropbox版) （￥250）
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: SunVy Co., Ltd. – SunVy Co., Ltd.
☆価格は記事執筆当時のものです。

 

あ、もちろんiTunesでもバックアップとれますよ。
私はiTunesの同期動作の挙動がいまひとつつかみきれないので使っていませんけども。

－－－－－－

また変更で新しくなったメールアドレスはGmail上でのフィルタ分け設定されていませんので、こちらの設定もお忘れ無く。
余談ですが、スター便利ですよ。
あとで返信しようと思ったメールにはスターをつけておき、手の空いたときにPCからまとめて返信、完了したらスターをはずすという使い方をよくしています。
あと、セール情報・クーポン情報などのリアルタイム性の高いメールにつけ、使用価値がなくなったらはずす、とか。
ぜひご活用を。

 

 

絵文字に関してはすでに以前の記事で書いていますので、こちらを参考にしてください。
参考： 【au】ezwebメールをSoftBankのiPhoneで送受信する方法！iPadでもPCでも！【裏技】

絵文字の使えるメールアプリはたくさんありますので、どーしても絵文字を送りたい場合はこれらのアプリから送信しましょう。
（ちなみにGmail公式アプリは受信メールに関しては絵文字が見れます）

絵文字メールアプリでアドレスをGmail設定してしまうと、送信アドレスもGmailになってしまいます。
連載第一回で取得したEZメールのサーバー設定にしましょう。
（この場合はGmail上に送信履歴が残りませんが、それは諦めてください。ゴメンネ）

アプリによっては受信サーバーと送信サーバーを別々に設定できるものもあります。
その場合は迷惑メールを見たくないので受信サーバーはGmailに、送信サーバーはEZメールにしています。
迷惑メールが来ない方は送受信ともにEZメールにしてもいいと思います。

絵文字アプリはこんなのが人気なのかな？
(ごめん、わたし絵文字もデコメもやらないのでどれがいいかわからん。自分で試して。)

デコメーラー （無料）
カテゴリ: ユーティリティ, ソーシャルネットワーキング
販売元: AWALKER co., Ltd – AWALKER co., Ltd
☆価格は記事執筆当時のものです。

Girl’s 無料デコメ20000〜登録無し！毎日更新！完全無料！ （無料）
カテゴリ: ライフスタイル, エンターテインメント
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MAIL DECO by DecoRanking （無料）
カテゴリ: ユーティリティ, ソーシャルネットワーキング
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☆価格は記事執筆当時のものです。

デコメリー for iPhone （無料）
カテゴリ: ユーティリティ
販売元: Terajima Joho Kikaku Co., Ltd. – Terajima Joho Kikaku Co., Ltd.
☆価格は記事執筆当時のものです。

 

 

これで、Gmail連載は終わりです。
どうよ？どうよ？

このブログで一番大変だった記事です。
無反応だとしょんぼりしちゃうので、もしこの通りやってみて、便利だったよーって人は書込みとかツイッターとかで話しかけてね！
他のひとにも紹介してね！

赤ちゃんにおっぱいあげながら頑張って書いた記事なの。
どうぞよろしくね！